מיקרוסופט אופיס 365 - פתרון כולל לעסק

שירות מיקרוסופט אופיס 365* מבוסס שירות הענן של חברת מיקרוסופט (Microsoft Office 365) מציע היום פתרון כולל למחשוב העסק בכל גודל.

חבילת מיקרוסופט 365 מבוסס ענן, יודעת לתת מענה תפעולי וכלכלי החל מעצמאי, דרך עסק קטן של 2-10 אנשים, עסק בינוני המעסיק 11-50 אנשים וגם לארגונים בינוניים של מעל 51 עובדים. קחו את העסק שלכם למאה ה21 עם פתרון ענן מתקדם, גיבוי מידע, שרת דוא"ל ארגוני, כלי שיתוף ארגונים המבטיחים שיפור תהליכים ארגוניים, ייעול ופיתוח עסקי.

במציאות של עבודה מרחוק ומהבית, סביבת 365 מאפשרת שגרת עבודה שוטפת מבוססת 'חללי עבודה' וירטואלים בצוותים, שיתוף תוכן ומשימות, ניהול מבוזר, תיעוד והקלטת ישיבות, יומנים ואנשי קשר משותפים ורציפות עסקית וארגונית רחוק מהמשרד הפיזי.

באפריל 2020, הודיעה חברת Microsoft העולמית על שינוי שם המותג שלה "אופיס 365" לשם "מיקרוסופט 365" וזאת בהמשך להכנסת יישומים וכלים מתקדמים מעבר לחבילת יישומי-המשרד הרגילה.

חבילת Office 365 כוללת כמובן את תוכנות המשרד המוכרות וורד \ Word, אקסל \ Excel, פאור פוינט \ Power Point לעבודת המשרד השוטפת. אבל היום היא כבר הרבה יותר מזה ומאפשר ניהול ארגוני, תפעולי ומקצועי של הארגון  ובעזרת יישומים כמו תוכנות הדואר-האלקטרוני אאטולוק \ Outlook (שהיא למעשה גם יומן ארגוני, אנשי קשר וקבוצות תפוצה וכו'), מחולל הטפסים Forms, מחולל היישומים Power Apps, הצ'ט הארגוני TEAMS ושאר יישומי החבילה. בנוסף, השירות מציג חידושים כמו OneDrive שהוא אחסון מבוסס ענן המאפשר לגבות, לשתף ולאחסן קבצים ולעבוד עליהם מכול מקום.

יתרון מרכזי ביישומי הענן 365, הוא התאימות המלאה בין היישומים השונים, הקבצים, המשתמשים, התהליכים, התוכן, ההרשאות וכו'. כלומר ולדוגמא, קובץ אקסל בענן OneDrive יפתח ישירות ביישום אקסל\Excel, ישותף לתוך דוא"ל באאוטלוק לרשימת משתמשים בארגון. זאת, לאחר שטופס Forms מקוון המוצג לגולש-לקוח בתוך אפלקציית PowerApps עדכן בזמן-אמת ובאופן מקוון ואוטומטי את אותו קובץ אקסל וכן פתח משימה לעובד בארגון במנהל קשרי הלקוחות Dynamics 365. כל אלו, זמינים מכול מקום לכלל העובדים ותוך יכולת שיתוף לצוות באמצעות צ'ט ארגוני Teams, מנהל הידע OneNote וכו'. את האוטומציה יישם הארגון על בסיס Power Automate בחווית שימוש קלה, נעימה ומהירה ללימוד.

עוד יתרון בחבילת מיקרוסופט 365 ועל גבי רישיון אופיס רגיל - הוא התשלום על בסיס חודשי מתחדש (או זול יותר, שנתי) וברמות תכולה ושירות משתנות וגמישות, המבטיח שירות ותמיכה מלאים וכן עדכונים שוטפים לגרסאות מעתה ועד עולם.

מציאות עבודה מרחוק, Virtual Work Space

במציאות של עבודה-מרחוק והמהבית, שתאגידים וארגונים רבים מאמצים כתפיסה ארוכת טווח ולא רק כפתרון זמני לתקופת קורונה, פתרונות "מפגש" (Meet Solutions) הפכו מרכזיים בתפקוד השוטף של הארגון. כדי לאפשר לתהליכי הארגונים להתקיים, וכאשר הם משלבים אפיקי תקשורת, עבודה מושתפת, תוכן ושיתוף תוכן, לוחות זמנים, אבני דרך וניהול משימות.

סביבת 365 מגיעה מוכנה לאתגר.

שילוב פתרון מבוסס ענן ועקרון 'הצוותים' (Teams) וקבוצות-עבודה (Groups) מאפשר שיתוף תוכן, קבצים, משימות ויעדים, שיחות ודיונים, עבודה משותפת, תיעוד, שיחות ווידאו וצ'ט, דוא"ל, יומנים ואנשי קשר, לוחות לבנים לסיער מוחות משותף בזמן אמת ועוד. השיתוף ועבודת הצוות והקבוצה מתאפשר באופן 'שקוף' (Seemless) בין יישומי 365 השונים כמו Office, Outlook, Teams, OneDrive ושרת SharePoint המאפשר יצירת אתרי-צוות וקבוצה ומרכז (Hub) לתעידו תהליכם או יישום Planner לתכנון וניהול פרויקטים, משימות ויעדים (ToDo) ועוד. כל זאת בתוך הארגון ומחוצה לו ותוך ניהול הרשאות ואבטחת מידע מתאימה.

בשנת 2020, נבחרה מיקרוסופט ופתרון ה-365 שלה כמובילת שוק בתחום זה ועל ידי חברת גרטנר העולמית.

מיקרוסופט אופיס 365 - מה בפנים?

חבילת מיקרסופט 365 מאפשרת שלל יישומים החשובים לארגון ובראשם כמובן יישומי המשרד אופיס 365 -

1. מעבד תמלילים "וורד" (Word)
2. גליון אלקטרוני "אקסל" (Excel)
3. מצגות "פאוור פוינט" (Power Point)
4. דואר-אלקטרוני "אאוטלוק" (Outlook)
5. שרת דואר-אלקטרוני "אקסצ'יינג" (Exchange)
6. ענן קבצים וגיבוי "וואן דרייב" (OneDrive)
7. ניהול ידע "וואן נוט" (OneNote)
8. צ'ט ארגוני (Teams)

בנוסף, חבילת מיקרוסופט 365 מאפשרת שימוש ביישומים המרחיבים מאוד את יכולות הארגון, השיתוף, העבודה מרחוק, תכנון וניתוח ועוד. בין היתר - 

1. מחולל הטפסים, שאלונים וסקרים (Forms)
2. ניהול קשרי לקוחות (Dynamics 365)
3. תכנון וניהול משימות ופרויקטים (Planner)
4. מעקב משימות (To Do)
5. דו"חות וניתוח חלוקת זמנים לפי יישומים ופעילות (MyAnalyitcs)
6. מנהל ושיתוף ידע (OneNote)
7. שרת קבצים ויישומים ארגוני (SharePoint)
8. מחולל יישומים (פנים וחוץ ארגוניים) אינטגרלי לכל יישומי 365 (Power Apps)
9. לוח ישיבות וריטואלי (WhiteBoard)
10. מצגות ודו"חות אינטרקטיביים (Sway)
11. אוטומציית תהליכים (Power Automate)

ועוד רבים אחרים כמו יישומי אבטחה, ניהול והתייעלות וכו'.

חבילת מיקרוסופט 365 שונה מרישוי אופיס רגיל במובנים הבאים -

1. מאפשרת עבודה על יישומי המשרד והקבצים מכול מקום דרך האינטרנט, ולא רק במחשב במשרד
2. התקנה על המחשב ו\או עבודה על יישומי המשרד דרך דפדפן אינטרנטי
3. יכולת שיתוף קבצים ועבודה של מספר משתמשים במקביל בענן
4. שירות EXCHANGE שרת דואר-אלקטורני כלול ומאפשר יצירת שרת ארגוני בענן (תיבות דואל, רשימות דיוור, יומנים, שיתוף קבצים, קבוצות עבודה ועוד)
5. שירותי ערך מוסף עסקי כמו "מחולל טפסים" Forms, צ'ט ארגוני וקבוצות עבודה Teams, "מחולל יישומים" Power Apps, מתכנן לוחות זמנים ומשימות Planner
6. תאימות מלאה בין היישומים השונים (שיתוף, קישור, עבודה משותפת, פיתוח יישומים ואינטגרציה אוטומטית)
7. נגישות ליישומים ולמידע ולקבצים מכול מקום
8. מספר חבילות בתמחור משתנה ובהתאם לצרכי העסק
9. תמיכה ועדכונים שוטפים ללא הגבלה של גרסת הרישוי שנרכשה במקור (כלומר, שלא כמו בגרסאות האופיס עד היום - אין צורך לרכוש מחדש פעם בתקופה)
10. תשלום חודשי\שנתי בכרטיס אשראי
11. הורדה והתקנה מהירה ללא צורך בעותק פיזי

* התמונות, מתוך אתר מיקרוסופט הרשמי.