עבודה מרחוק - איך עושים את זה נכון?

נוכח משבר הבריאות, רבים מהעובדים נדרשים לעבור לעבודה מהבית - אם באופן זמני ואם לטווח ארוך. גם עצמאיים רבים, שהורגלו לעבוד מחללי עבודה נדרשים כעת לחזור לעבוד מהבית וכמוהם מעסיקים רבים עומדים בפני הדילמה - איך עושים זאת נכון?

עבודה מרחוקעבודה מרחוק - מה עושים?

עבודה מרחוק, דורשת התאמות של תשתיות טכנולוגיות, תהליכים תפעולים וגיוס משאבים כלכליים מתאימים.

ראשית, עליכם לבצע בחינה ארגונית מערכתית מקיפה וממנה לגזור את הצעדים הנדרשים. בפרט, מומלצים השלבים הבאים -

  1. מיפוי העסק: צרו טבלאות ותרשימי זרימה של המידע, הקבצים, היישומים, העובדים ותהליכי העבודה בפעילות העסקית\העסק שלכם.
  2. חלופות תשתית מערכות מידע: סמנו את חלופות תשתית מערכות-המידע מרחוק המתאימות לכם - עוד פה.
  3. תקציב ועלויות: בנו תקציב ותזרים מציאותייים ובהתאם להם בחנו יישום עצמאי, או בעזרת מומחה מערכות מידע למעבר יעיל ומהיר של העסק שלכם לעבודה מרחוק.
  4. נהלי עבודה וכללי זהירות: ניסוח, הפצה והטמעה של נהלי עבודה מתאימים ובפרט כללי זהירו אבטחת מידע - עוד פה.

תשתיות עבודה מרחוק

כדי לאפשר עבודה מרחוק, נדרש למפות את המשאבים והיישומים הנדרשים להמשך התפקוד העסקי - 

  • מידע וקבצים
  • יישומים ותוכנה
  • כלי ניהול וישיבות וירטואליות
  • גיבוי ואבטחה
  • מרכזיית IP לעסק וזמינות
  • סנכרון ועבודה משותפת
  • תשתיות עבודה מרחוק מתאימות, רישוי, עלויות וניהול

כיום ובעקבות התפתחות שירותי הענן, קיימות מספר תשתיות עבודה מרחוק נגישות וקלו להקמה ותפעול שוטף - בשלב הראשון וזאת עבור עצמאיים ועסקים קטנים. לעסקים גדולים ומרוכבים, נדרש לתאם מערכות מידע גדולות כמו ERP, CRP, BI, BPM, הנהלת-חשבונות ובעיקר היבט קיום ישיבות-עבודה וירוטאליות וכו' ושם חובה להתייעץ עם מומחה מערכות מידע.

תשתיות הענן, מאפשרות רישום והקמה עצמאיים ובעלות נמוכה למדי לכל משתמש ובאמצעות כרטיס אשראי. אולם במקרים מסויימים ובפרט עבור עסק הכולל מספר עובדים ו\או מערכות מידע צד-ג' נוספות - נדרשת הקמה מורכבת יותר ושילוב מלא של כלל המערכות.

תשתיות הענן המומלצות הן -

ענן 365 של מיקרוסופט

יתרון פתרון זה, הוא רישוי משולב של חבילת יישומי המשרד אופיס, הזמינה באופן מקוון ולתחנת העבודה המקומית, גיבוי קבצים ומידע ONEDRIVE, שרת דואר-אלקטרוני EXCHANGE365 מלא, צ'ט ארגוני TEAMS\Skpe לישיבות וירטואלית וניהול מקוון, תאימות מלאה ליישומי מיקרוסופט ארגוניים כמו Power BI \ CRM Dynamics וכו' ורמת-אבטחה וגיבוי גבוהה בהתאם לשירותי MICROSOFT.

עוד על פתרון הענן 365.

ענן GSUITE של גוגל

פתרון הענן של גוגל, מבוסס חבילת GSUITE, מספק חבילת יישומים "תואמת" אופיס (Docs), שירות דואר-אלקטרוני GMAIL\דומיין פרטי (הכולל גם יומן ואנשי קשר משותפים, סביבת מפגש וירטוראליתMeet HangOuts), גיבוי קבצם ומידע DRIVE ורמת אבטחת מידע וגיבוי בהתאם לשירותי GOOGLE.

מרכזיית IP לעסק

עבור העסק הקטן, הזמינות הטלפונית בתקופה של עבודה-מהבית והעדר שעות קבלת קבל במשרד יכולה להפוך חיונית ואף קיומית - מרכזיית IP מבוססת ענן יכולה להוות את הפתרון לכך.

אמנם, בעידן הטלפונים הסלולאריים - כל עובד יכול להיות זמין, בכל זמן ובכל מקום. אבל עבור עסק עם מספר שירות לקוחות, שלוחות עיסקיות בתחומי השירות השונים כמו תמיכה טכנית, הזמנות, כספים וכו' לא יכולה להתמודד עם העומס בהעברה למכשיר אישי כזה. כאן מרכזיית טלפון IP מבוססת ענן, יכולה להציע את התשובה ובהתאם לכך שמאפשרת התקנה "וירטואלית" של השלוחה במחשב מרוחק ותפעול שלה ממש כאילו הייתה השלוחה הפיזית במשרד עצמו. שלוחה כזו מאפשר קבלת שיחות, העברה לשלוחה, ניתוב שיחות, IVR וכו' - למעשה, הלקוח המתקשר לא ידע כי השיחה שלו מנותבת לשלוחה מרוחקת ומבחינתו קיבל שירות במשרדי העסק.

פנו אלינו, ליעוץ והתאמה ראשונית של הפתרון בטופס הקשר בעמוד או לדוא"ל This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

ישיבות עבודה וירטואליות

היבט מרכזי, במציאות של עבודה-מרחוק בארגון ובכלל זה ישיבות פנים-ארגוניות אבל גם אל מול גורמים חיצוניים - כמו ספקים, לקוחות, שיתופי פעולה, רשויות וכו' - מחייבת הקמת תשתית מתאימה המאפשרת זימון, השתתפות, הקלטה ותיעוד ושיתוף של מערכת שיחה מבוססת אינטרנט.

המערכות המומלצות והנפוצות בשוק, המאפשרות שיחת ווידא\קול, שיתוף קבצים ומצגות, הקמה מהירה וניהול עצמאי ופשוט הן Google Hangouts Meet של חברת גוגל ומערכת ZOOM. לכל מערכת יתרונות וחסרונות ברמת הניהול, ממשק המשתמש, עלויות רישוי וכו' ויש לבחור את השימוש בהן בהתאם למגבלות הארגון והצרכים שלו וכפי שמופו כאמור.

שיחות וועידה מרחוק

מערכת Google Meet מאפשרת - הקמה מהירה, עבודה בממשק רשת (WEB מבוסס דפדפן) או מתוך זימון אירוע של OUTLOOK, הקלטת השיחה לענן (ושיתוף בקישור פשוט), מדרכי שימוש זמינים, הקמה והשתתפות ביותר משיחה אחת במקביל ועבור כל משתמש וכן הזמנה והשתתפות של משתמשים ללא הרשמה מוקדמת. השימוש בטלפון נייד מחייב התקנת יישום מיוחד. יתרון נוסף של מערכת זו הוא ההתבססות על תשתיות הענן של חברת גוגל המאפשרים ייתירות גבוהה ביותר בתקופה של עומס רב הצפוי על שרתי השיחה.

מערכת ZOOM - מתאפיינת בממשק UX וחווית משתמש UI המקלים מאוד על השימוש בה והעובדה שהיא נפוצה מאוד גם מקלה בהיבט זה. היא מאפשרת הקמה מהירה של פגישות בממשק רשת (WEB מבוסס דפדפן) או ישירות מתוך OUTLOOK, העברת ניהול השיחה למוזמנים, הקלטת שיחה לענן (אפשרות הורדת קובץ בסיום, אך לא שיתוף בענן), הזמנה והשתתפות של משתמשים ללא הרשמה מוקדמת, מדריכי שימוש זמינים והשימוש בטלפון נייד מחייב התקנת יישום מיוחד. מערכת זו לא מאפשרת הקמה והשתתפות ביותר מאשר שיחה אחת במקביל ולכן מגדילה באופן משמעותי את עלות הרישוי והיות ומאלצת רישוי לכל משתמש ארגוני המקיים ישיבה במקביל לעמיתיו בארגון.

חיבור לרשת האינטרנט

חוליה חיונית בשרשרת העבודה מרחוק, הוא אופן החיבור שלכם לרשת האינטרנט. עד כה, הסתמכתם על חיבור האינטרנט המשרדי, חלל העבודה או בית הקפה ממנו עבדתם.

כעת, נדרש לוודא כי ספק האינטרנט שלכם בבית מאפשר לכם לתפקד באופן תקין בנפח העבודה החדש שלכם - העלאה והורדה של קבצים, תקשורת זמן אמת עם עובדים ומנהלים ולקוחות, עבודה מול ענן ועוד. 

זמינות מקוונת

היבט חשוב נוסף, לעבודה מרחוק - הוא זמינות, עדיף מקוונת, והוא חשוב בעיקר לעצמאיים ועסקים קטנים. כעת, הטלפון בעסק או הטלפון בכלל זמינים פחות מסיבות בריאותיות או אחרות (כאמור, ראו גם פתרון של מרכזת IP).

לכן, בחנו האם אתם זמינים גם בערוצים הדיגיטליים ובפרט - האם כאשר מנסים לחפש אתכם בערוצי הדיגיטל השונים, שם המותג מופיע בראש תוצאות החיפוש? אם לא, יש לוודא כי אתם זמינים בתוצאות החיפוש בערוצים השונים ובאמצעות הקמת עמודי-נחיתה בכל ערוץ רלבנטי כמו פייסבוק (עמוד אישי, או עמוד עסקי), גוגל (אתר אינטרנט), טוויטר, לינקדאין (פרופיל עסקי) וכו'.

האם יש לכם שם-מותג מאובטח? כלומר האם רשום לכם שם-מתחם (דומיין) ועליו מוצמדת כתובת אינטרנט זמינה?

פנו אלינו, ליעוץ והתאמה ראשונית של הפתרון בטופס הקשר בעמוד או לדוא"ל This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..

כללי זהירות ואבטחת מידע לעבודה מרחוק

בזמן מעבר לעבודה מרחוק - בבית, בחללי עבודה, בבתי קפה ומרחבים פתוחים - עולה באופן ניכר הסיכון לפריצה ונזק למידע הארגוני.

לכן, בעת מעבר שלכם או העובדים שלכם לעבודה מרחוק, ביתית או אחרת, יש לנסח נהלי עבודה קפדניים וככלי זהירות אבטחת-מידע. הנה מספר נקודות חשובות להדגשה - 

  1. הגנת סיסמא: הוסיפו סיסמא לתחנת העבודה המקומית או הניידת (מחשבים ביתיים רבים, אינם מצוידים בסיסמא) והקפידו על סיסמא חזקה; החליפו סיסמא כל פרק זמן ואל תעשו שימוש בסיסמא זהה באתרים שונים.
  2. הגנה אקטיבית: עדכנו ושדרגו את תוכנת האנטי-וירוס, התקינו יישומי Anti Malware\Ransomeware ייעודים.
  3. אימות דו-שלבי: הפעילו והיכן שניתן, אימות התחברות דו-שלבי (מכונה גם "Two Step Verification", או "Two Step Authentication") הכולל קוד הפעלה בדוא"ל, מסרון או שיחה לאמצעי קשר הנמצא ברשותכם בלבד.
  4. חיבור VPN לרשת ארגונית: במקרה של חיבור לרשת הארגונית, להשתמש ביישומי VPN ייעודים ולא פתרונות חינמיים.
  5. רשתות ציבורית ואתרים מאובטחים: הפקידו שלא להתחבר דרך רשתות ציבוריות לא מוכרות וגלשו רק לאתרים מאובטחים בכתובת HTTPS.
  6. תוכנות ריגול ונזק: המנעו מהתקנת תוכנות לא מוכרות או נחוצות ובעלות פוטנציאל נזק ואם נדרש יש להתקין רק מאתר רשמי, מוכר ומזוהה (אחרת תחשפו לאפשרות הדבקה ב-Malware או Spyware).
  7. נהלי עבודה:
    1. הנחו את העובד להתנתק מהרשת\תשתיות העסק בכל פעם שמסיים את העבודה.
    2. גיבוי ושמירת קבצים באופן מחזורי וקבוע.
    3. במקרה של עבודה במרחב ציבורי, לא להשאיר את תחנת העבודה ללא השגחה ו\או לא נעולה.
    4. לא לאפשר לבני משפחה, לעבוד על התחנה המיועדת לעבודה מרחוק.
    5. דיווח מידי, לאחראי מערכות המידע על כל חשש פריצה לתחנה חשיפת מידע.

למדריך אבטחת סייבר מקיף, בקרו בעמוד.

פנו אלינו, ליעוץ והתאמה ראשונית של הפתרון בטופס הקשר בעמוד או לדוא"ל This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it..